Organizar un evento deportivo o recreativo, sea cual sea su tamaño, implica considerar una serie de aspectos que deben planificarse con anticipación y dar como resultado un programa que marcará el plan a seguir.
Los aspectos más importantes a tener en cuenta al planificar un evento o espectáculo recreativo
las secciones se dividirán en las que se divide el programa, son:
- Una introducción; donde se detallan las costumbres y necesidades del grupo para el cual está destinado el evento.
- Una justificación para el proyecto; o el «por qué» de él, cuál es su razón para basarse en su objetivo.
- Su objetivo / s; es decir, el «para qué» del proyecto, que continúa con su realización.
- El contenido; donde se elaborará una lista de actividades específicas que se llevarán a cabo durante el evento, así como una descripción de ellas.
- Un calendario de actividades; que consistirá en un calendario y su desarrollo, incluidas las actividades principales y paralelas o alternativas. Esta es la parte más importante, porque no solo las actividades del evento van a esta sección, sino también las actividades de preparación de actividades, como la gestión de locales, la búsqueda de patrocinios, permisos, organización de equipos, compra de materiales, precio, invitación a participar, publicidad, etc.
- La metodología que se utilizará para construir la sala de estar. Se debe explicar cómo se deben explicar las actividades y / o los sistemas de juegos que se utilizarán.
- Necesidades y gastos; cuando se especifican las listas de productos que se comprarán y / o los servicios contractuales, con su presupuesto respectivo. Esto ayudará a mejorar la organización y no gastará más de lo necesario. Las tarifas de papelería menores se especifican a los gastos más significativos para el evento.
Durante un evento recreativo, se deben tener en cuenta ciertos aspectos:
- Defina el grupo de organizadores y sus respectivas funciones. Debe haber un organizador o coordinador general responsable de verificar el buen progreso realizado en la preparación del evento y su ejecución
- Establezca claramente los límites y el alcance de la actividad, dependiendo de la realidad de las condiciones que lo permiten.
- Defina el tipo de actividad a realizar
- Establezca la población que realizará el evento, como participantes. Debe dejarse escrito en la descripción del proyecto, cuántas personas se espera que participen, edad promedio, lugar de origen, características del grupo, lugar donde se llevará a cabo la actividad, material contado y tiempo que llevará planificar eso. . y ejecutarlo. Al mismo tiempo, debe tener alternativas en caso de que algo no salga según lo planeado durante el proceso de planificación
- Defina la mecánica general del desarrollo de la actividad, es decir, si debe llevarse a cabo secuencialmente (un juego o una actividad tras otra), por temporadas y, en este caso, por paso de una estación a otra. Las reglas y condiciones también deben estar claramente establecidas para que el juego sea ganado (si corresponde) o terminado.
- Especifique las funciones de cada miembro del grupo de organización y únase al trabajo realizado por el equipo
- Se puede organizar un evento recreativo con pocos recursos humanos y materiales, siempre que esté organizado correctamente y con tiempo suficiente. Este aspecto puede determinar el éxito del evento.
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